Wofür benötigt man ein Dokumentenverwaltungssystem (DMS)?
Das DMS dient der revisionssicheren und vor allem auch platzsparenden Ablage von Faxen, E‑Mails sowie der digitalisierten Eingangspost und auch Dokumenten, wie zum Beispiel Belegen, Rechnungen, Versicherungsunterlagen und Verträgen. Das DMS sorgt ebenfalls dafür, dass man diese Unterlagen zu einem späteren Zeitpunkt schnell und effizient wieder auffinden kann. Natürlich könnte man auch ohne ein Dokumentenverwaltungssystem auskommen, möchte man aber die Geschäftsprozesse vereinfachen, digitalisieren und beschleunigen, ist der Schritt hin zum Dokumentenverwaltungssystem tatsächlich der richtige. Das Wichtigste ist, dass alle Dokumente revisions- und rechtssicher aufbewahrt sind und auch schnell wiedergefunden werden können.
Welche Folgen hat es, wenn man dieses System nicht nutzt?
Wenn man sich für ein Dokumentmanagementsystem entscheidet, dann sollte dieses auch genutzt werden. Die Dokumente müssen ins System eingebracht werden, damit sie im Dokumentensystem verwaltet werden können. Wenn man dieses Dokumentmanagementsystem einführt, sollte es von allen Mitarbeitern genutzt werden. Es zeigt sich aber in der Regel, dass nicht jeder Mitarbeiter eine Lizenz erhält, was nicht an den Lizenzpreisen liegt, sondern an den Folgekosten. Es ist unumgänglich, dass jeder Mitarbeiter auf dieses System geschult wird, damit es auch optimal angewendet wird. Dabei können mitunter hohe Aufwendungen entstehen. Wird aber ein Dokumentmanagementsystem eingeführt, aber nicht genutzt, bzw. nicht in der Form, wie es eigentlich vorgesehen ist (also mit Dokumenten befüllt), ist das Vorhaben schnell zum Scheitern verurteilt. Die wichtigen Daten sind damit nicht im System abgelegt. Tritt aber der Idealfall ein und es wird genutzt, dann können die Datenserver ersetzt werden. Nur wenn das der Fall ist, ist auch sicher gestellt, dass sich ein DMS umsetzen lässt.
Fortsetzung folgt.
