Die Verwaltung von Dokumenten oder Daten ist ein Themengebiet, das in allem Firmen und Institutionen einen sehr hohen Stellenwert hat. Die bekannten Standardlösungen, die meist in entsprechenden Softwarepaketen enthalten sind, bieten in den meisten Fällen zwar Möglichkeiten zur Kalibrierung, aber die Anforderungen einzelner Firmen können so speziell sein, dass der Aufwand hier zu groß würde.
Die perfekte Lösung für solche Herausforderungen ist ein spezifisch auf den Kunden zugeschnittenes Managementsystem. Hier kann eine theoretische Systemstruktur, die als Grundgerüst existiert, perfekt an die bestehenden Datensysteme und die Anforderungen des Kunden angepasst werden. Hierzu bieten viele Firmen Komplexlösungen an, die mit wenigen Eingaben auf den jeweiligen Kunden zugeschnitten werden können.
Anwendungsmöglichkeiten kundenspezifischen Dokumentenmanagements
Die Anwendungsmöglichkeiten sind sehr vielfältig und reichen von der Digitalisierung verschiedener betriebsinterner Vorgänge (z.B. Personalwesen) bis hin zur optimierten Verwaltung von Kunden- oder Vorgangsdaten. Vor allem wenn viele Abteilungen Hand in Hand arbeiten, bieten sich solche optimierten Strukturen an. So fallen die Zwischenschritte weg, wenn Daten oder Vorgänge für andere Abteilungen aufbereitet werden müssen.
Vorteile des kundenspezifischen Dokumentenmanagements
Der Vorteil eines kundenspezifischen Dokumentenmanagements liegt also ganz klar in der wesentlich verbesserten Effizienz und Nachvollziehbarkeit in der Datenverarbeitung. Durch die Schaffung eines einheitlichen Systems werden Fehler minimiert, da jeder jederzeit auf die notwendigen Daten zugreifen kann und Überschneidungen oder doppelte Arbeit somit nahezu vermieden werden sollten. Gleichzeitig fallen betriebsinterne Wege weg, wenn Dokumente intern digital zur Verfügung stehen.
Voraussetzungen für kundenspezifisches Dokumentenmanagement
Vor einer solchen Umstellung ist Einiges an Analysearbeit zu leisten. Es muss geklärt werden, welche Systeme bereits bestehen und welches Zielsystem geschaffen werden soll. Die einzelnen Aufgaben des Managementsystems sollten klar definiert werden. Dazu müssen beispielsweise auch die einzelnen Zugriffsberechtigungen geklärt werden. Mit diesem Input kann die spezifische Nutzeroberfläche gefunden und generiert werden, die jedem die Arbeit optimal erleichtert. Bei der Planung müssen die entstehenden Folgekosten für die IT – Umgebung, der zu erwartende Arbeitsaufwand und die nötigen Qualifizierungsmassnahmen mit berücksichtigt werden.