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Die Verwaltung von Dokumenten oder Daten ist ein Themen­gebiet, das in allem Firmen und Insti­tu­tionen einen sehr hohen Stellenwert hat. Die bekannten Standard­lö­sungen, die meist in entspre­chenden Software­pa­keten enthalten sind, bieten in den meisten Fällen zwar Möglich­keiten zur Kalibrierung, aber die Anfor­de­rungen einzelner Firmen können so speziell sein, dass der Aufwand hier zu groß würde.
Die perfekte Lösung für solche Heraus­for­de­rungen ist ein spezi­fisch auf den Kunden zugeschnit­tenes Manage­ment­system. Hier kann eine theore­tische System­struktur, die als Grund­gerüst existiert, perfekt an die bestehenden Daten­systeme und die Anfor­de­rungen des Kunden angepasst werden. Hierzu bieten viele Firmen Komplex­lö­sungen an, die mit wenigen Eingaben auf den jewei­ligen Kunden zugeschnitten werden können.

Anwen­dungs­mög­lich­keiten kunden­spe­zi­fi­schen Dokumentenmanagements

Die Anwen­dungs­mög­lich­keiten sind sehr vielfältig und reichen von der Digita­li­sierung verschie­dener betriebs­in­terner Vorgänge (z.B. Perso­nal­wesen) bis hin zur optimierten Verwaltung von Kunden- oder Vorgangs­daten. Vor allem wenn viele Abtei­lungen Hand in Hand arbeiten, bieten sich solche optimierten Struk­turen an. So fallen die Zwischen­schritte weg, wenn Daten oder Vorgänge für andere Abtei­lungen aufbe­reitet werden müssen.

Vorteile des kunden­spe­zi­fi­schen Dokumentenmanagements

Der Vorteil eines kunden­spe­zi­fi­schen Dokumen­ten­ma­nage­ments liegt also ganz klar in der wesentlich verbes­serten Effizienz und Nachvoll­zieh­barkeit in der Daten­ver­ar­beitung. Durch die Schaffung eines einheit­lichen Systems werden Fehler minimiert, da jeder jederzeit auf die notwen­digen Daten zugreifen kann und Überschnei­dungen oder doppelte Arbeit somit nahezu vermieden werden sollten. Gleich­zeitig fallen betriebs­in­terne Wege weg, wenn Dokumente intern digital zur Verfügung stehen.

Voraus­set­zungen für kunden­spe­zi­fi­sches Dokumentenmanagement

Vor einer solchen Umstellung ist Einiges an Analy­se­arbeit zu leisten. Es muss geklärt werden, welche Systeme bereits bestehen und welches Zielsystem geschaffen werden soll. Die einzelnen Aufgaben des Manage­ment­systems sollten klar definiert werden. Dazu müssen beispiels­weise auch die einzelnen Zugriffs­be­rech­ti­gungen geklärt werden. Mit diesem Input kann die spezi­fische Nutzer­ober­fläche gefunden und generiert werden, die jedem die Arbeit optimal erleichtert. Bei der Planung müssen die entste­henden Folge­kosten für die IT – Umgebung, der zu erwar­tende Arbeits­aufwand und die nötigen Quali­fi­zie­rungs­mass­nahmen mit berück­sichtigt werden.