Sammlung der statis­ti­schen Infor­ma­tionen über die Dokumente

In einem Dokumen­ten­ver­wal­tungs­system werden in der Regel Verträge, Versi­che­rungen, Rechnungen und Belege, E‑Mails und Faxe unter­ge­bracht und nach Wichtigkeit sortiert. Wird ein Workflow Management einge­führt, werden die Arbeits­ab­läufe, die in einer Organi­sation etabliert sind, eventuell auch organi­sa­ti­ons­über­greifend festgelegt. Dies setzt aber voraus, dass die Prozess­ab­läufe schon vor der Einführung des Systems festgelegt und analy­siert werden. Aus diesem Grund ist eine Festlegung der Workflows erfor­derlich, auch für die Abläufe der elektro­ni­schen  Bearbeitung. Erst wenn alles festgelegt ist, kann auch die Festlegung der daten­schutz­recht­lichen Sicher­stellung der Bearbei­tungswege garan­tiert werden. Erst wenn die komplette Bearbeitung elektro­nisch durch das Workflow-Management gesteuert wird, sind die Arbeits­ab­läufe vor der Nutzung dieses Systems hervorzuheben.

Welche DMS Software wird auf dem Markt angeboten?

Es bieten sich unter­schied­liche Software-Systeme für die Dokumen­ten­ver­waltung an. Zum einen sind es die kommer­zi­ellen Software­an­gebote, zum anderen gibt es die freien Software Systeme für DMS. Diese bieten sich als gebüh­ren­freie Open-Source Lizenzen an. Die freie Software kann von jedem Unter­nehmen selbst instal­liert und genutzt werden. Es gibt aller­dings auch Anbieter, die sich auf diese freie Software spezia­li­siert haben und auf der Basis der freien Software Dienstleistungen erbringen, die wiederum ihrer­seits kosten­pflichtig sind. Bei den freien Systemen ist vorteilhaft, dass diese den Bedürf­nissen des Anwenders angepasst werden können und Fehler auch automa­tisch behoben werden können – dadurch kann das Inves­ti­ti­ons­vo­lumen um ein Vielfaches gesenkt werden. Das so freiwer­dende Budget kann für wichtigere Anpas­sungen genutzt werden. Es stehen folgende Software Systeme zur Verfügung:

Freie Software Programme

Alfresco ist eine Community Edition, Agorum core – open,
Bitfarm-Archiv, LogicalDOC ist ebenfalls eine Community Edition,
Nuxeo EP, PLMWORX, Open-Xchange

Die Kommer­zi­ellen Software Programme

Alfresco (Enter­prise Edition), Agorum core (Pro), BSCW, dotiga, Document Control Center
Fabasoft Folio, Elektro­ni­scher Leitz Ordner, LogicalDOC (Enter­prise Edition), Main Pyrus DMS,
Microsoft Share­Point Server besitzt nur Teilfunk­tionen eines DMS, IBM FileNet, Xerox DocuShare

Sollte man selber eine DMS-Software entwi­ckeln oder besser eine bereits bestehende Software nutzen?
Wenn man die Software-Entwicklung beherrscht, steht dem sicherlich nichts im Wege, aber in der Regel bietet sich eine günstige und anpassbare DMS Software durchaus an. Freie Software bietet sehr viele Vorteile.
Es besteht aber auch die Möglichkeit, sich eine eigene Software von einem Unter­nehmen bezie­hungs­weise einem Software-Entwickler erstellen zulassen. Diese kann dann natürlich auch genau auf die Bedürf­nisse und die Arbeits­ge­wohn­heiten des Unter­nehmens angepasst werden. So müssen sich die Mitar­beiter nicht umstellen und können ihre gewohnten Arbeits­weisen beibe­halten. Das wiederum ist aber auch mit den freien Software Systemen möglich. Letztlich ist es eine echte Kosten-Nutzen-Frage.

Fortsetzung folgt.