Sammlung der statistischen Informationen über die Dokumente
In einem Dokumentenverwaltungssystem werden in der Regel Verträge, Versicherungen, Rechnungen und Belege, E‑Mails und Faxe untergebracht und nach Wichtigkeit sortiert. Wird ein Workflow Management eingeführt, werden die Arbeitsabläufe, die in einer Organisation etabliert sind, eventuell auch organisationsübergreifend festgelegt. Dies setzt aber voraus, dass die Prozessabläufe schon vor der Einführung des Systems festgelegt und analysiert werden. Aus diesem Grund ist eine Festlegung der Workflows erforderlich, auch für die Abläufe der elektronischen Bearbeitung. Erst wenn alles festgelegt ist, kann auch die Festlegung der datenschutzrechtlichen Sicherstellung der Bearbeitungswege garantiert werden. Erst wenn die komplette Bearbeitung elektronisch durch das Workflow-Management gesteuert wird, sind die Arbeitsabläufe vor der Nutzung dieses Systems hervorzuheben.
Welche DMS Software wird auf dem Markt angeboten?
Es bieten sich unterschiedliche Software-Systeme für die Dokumentenverwaltung an. Zum einen sind es die kommerziellen Softwareangebote, zum anderen gibt es die freien Software Systeme für DMS. Diese bieten sich als gebührenfreie Open-Source Lizenzen an. Die freie Software kann von jedem Unternehmen selbst installiert und genutzt werden. Es gibt allerdings auch Anbieter, die sich auf diese freie Software spezialisiert haben und auf der Basis der freien Software Dienstleistungen erbringen, die wiederum ihrerseits kostenpflichtig sind. Bei den freien Systemen ist vorteilhaft, dass diese den Bedürfnissen des Anwenders angepasst werden können und Fehler auch automatisch behoben werden können – dadurch kann das Investitionsvolumen um ein Vielfaches gesenkt werden. Das so freiwerdende Budget kann für wichtigere Anpassungen genutzt werden. Es stehen folgende Software Systeme zur Verfügung:
Freie Software Programme
Alfresco ist eine Community Edition, Agorum core – open,
Bitfarm-Archiv, LogicalDOC ist ebenfalls eine Community Edition,
Nuxeo EP, PLMWORX, Open-Xchange
Die Kommerziellen Software Programme
Alfresco (Enterprise Edition), Agorum core (Pro), BSCW, dotiga, Document Control Center
Fabasoft Folio, Elektronischer Leitz Ordner, LogicalDOC (Enterprise Edition), Main Pyrus DMS,
Microsoft SharePoint Server besitzt nur Teilfunktionen eines DMS, IBM FileNet, Xerox DocuShare
Sollte man selber eine DMS-Software entwickeln oder besser eine bereits bestehende Software nutzen?
Wenn man die Software-Entwicklung beherrscht, steht dem sicherlich nichts im Wege, aber in der Regel bietet sich eine günstige und anpassbare DMS Software durchaus an. Freie Software bietet sehr viele Vorteile.
Es besteht aber auch die Möglichkeit, sich eine eigene Software von einem Unternehmen beziehungsweise einem Software-Entwickler erstellen zulassen. Diese kann dann natürlich auch genau auf die Bedürfnisse und die Arbeitsgewohnheiten des Unternehmens angepasst werden. So müssen sich die Mitarbeiter nicht umstellen und können ihre gewohnten Arbeitsweisen beibehalten. Das wiederum ist aber auch mit den freien Software Systemen möglich. Letztlich ist es eine echte Kosten-Nutzen-Frage.
Fortsetzung folgt.
