Bei der Überlegung, die komplette IT oder Teile davon in die Verantwortung einer anderen Firma zu legen (Outsourcing), spielen meist schlicht wirtschaftliche Gründe eine große Rolle. Um einem Projekt zum Erfolg zu verhelfen, sollte einem klar definierten Ablauf gefolgt werden.
Die Zielsetzung
Der Erfolg des Projektes kann nur gemessen werden, indem man ihn an einem Plan messen kann. Die Zielsetzung legt das erhoffte Ergebnis fest und bestimmt Regeln und Prinzipien, nach denen es erreicht werden soll.
Der Ausgangspunkt
Wird ein Teil der IT oder das gesamte IT-Paket verlagert, müssen die Voraussetzungen dafür natürlich und idealerweise auch stimmen. Dazu gehören einerseits Ressourcen und Mitarbeiter, die diese Vorgänge aktuell steuern und verwalten. Nach dem Outsourcing werden sich die Anforderungen an Ressourcen und Mitarbeiter verändern. In diesem Schritt muss überprüft werden, ob die bestehenden Strukturen einem Outsourcing gewachsen wären. Ergebnis dieses Schritts sollte eine klare Bewertung sein, zu welchen Veränderungen es innerhalb der bestehenden Struktur kommt und ob zur Bewerkstelligung noch weitere Schritte, wie z.B. Aufrüstung oder Weiterbildung, erforderlich sind.
Die Analyse
Der nächste Schritt beinhaltet die Beurteilung der zu erwartenden Einflüsse der geplanten Outsourcings – Maßnahme und die Analyse des vorhandenen Marktes. Die Anforderungen im eigenen Unternehmen und die bereits gewonnenen Erfahrungen bei anderen Veränderungen dieser oder ähnlicher Art sollten in diesem Teil der Planung unbedingt mit einfließen. Das eigene Anforderungsprofil bzw. die benötigten Ressourcen und die verschiedenen Wege zum Ziel sollten an diesem Punkt zusammengetragen werden. Nur dann kann man den besten Weg für ein erfolgreiches Outsourcing wählen.
Die grobe Planung
Der nächste Schritt beinhaltet die Bewertung der verschiedenen möglichen Szenarien. Sinn der Aktion ist es, den optimalen Weg (Vertragspartner plus Methode) für das Unternehmen und die eigene Zielsetzung zu finden. Dafür werden die zu erwartenden Risiken und die möglichen Chancen gegeneinander aufgewogen.
Der Plan
Der abschließende Schritt ist die Erstellung eines konkreten Ablaufes für die geplante Outsourcing-Maßnahme. Dazu gehören die nächsten Schritte (zusammengefasst im Aktionsplan) und die Beleuchtung der wirtschaftlichen Einflüsse. Hierbei muss der zu erwartende Aufwand an Finanzen, Ressourcen und Auslastung berechnet werden, um später genau einschätzen zu können, wann sich die Maßnahme rentiert.
