Die 5 wichtigsten Gründe, warum Anwaltskanzleien eine maßgeschneiderte Dokumentenmanagement-Software benötigen

Was ist die wettbewerbsintensivste Nische, die Sie sich vorstellen können?
Was mir sofort in den Sinn kommt, ist etwas aus dem Bereich des Immobiliengeschäfts, der Werbung und natürlich der Rechtspraxis. Anwälte sind schon aufgrund ihrer Tätigkeit wettbewerbsfähig. Stellen Sie sich vor, ihr Job besteht darin, einen Fall vorzubereiten (was auch immer das sein mag) und in direktem Wettbewerb mit der gegnerischen Seite die Interessen ihres Mandanten zu verteidigen.
Aufgrund von Filmen und Fernsehsendungen neigen wir zu der Annahme, dass die meiste Action im Gerichtssaal stattfindet. Doch das ist weit gefehlt. Die meiste Zeit wird damit verbracht, ähnliche Fälle zu recherchieren, den Fall vorzubereiten, nächtelang die endlosen Gesetzbücher zu lesen und sich die beste Strategie auszudenken.
Während das Charisma eines Anwalts eine wichtige Rolle bei der Arbeit spielt, übersehen wir oft die schiere Datenverarbeitung, die hinter den Kulissen stattfindet. Heute kann die Technologie eine großartige Ressource sein, um Ihr Spiel zu beschleunigen und bestehende Arbeitsabläufe zu verbessern, die nicht auf dem neuesten Stand sind.

Systematisierung von Dokumenten
E-Mail-Systeme, gemeinsam genutzte Laufwerke oder andere typische Softwarelösungen für die Rechtspraxis, die in anderen Branchen weit verbreitet sind, sind für Anwaltskanzleien nicht geeignet. Ganz einfach, weil Sie für jeden Fall eine große Menge an Dokumenten haben. Außerdem benötigen Sie eine organisierte Datenbank mit allen Rechtsnormen und der Fallgeschichte. Das ist eine Menge an Akten. Früher, als es noch keine DMS (Dokumentenmanagementsysteme) gab, hatten große Anwaltskanzleien ganze Bibliotheken zur Verfügung. Und natürlich versinken manuelle Akten sehr schnell im Chaos.
Moderne DMS ermöglichen eine lückenlose Systematisierung, Verschlagwortung der Dokumentation, hierarchische Strukturierung und logische Verschlagwortung. Alles, was eine Bibliothek auch hat, nur jetzt.

DMS bietet einfache Suche und schnellen Zugriff
Um einen Fall zu organisieren, müssen Sie Daten aus vielen verschiedenen Quellen heranziehen. Abschriften, frühere Fälle, einfach alles. Die Organisation von Dokumenten in Verbindung mit der Möglichkeit, jedes beliebige Dokument zu suchen und abzurufen, ist eine der größten Anforderungen für Anwaltskanzleien.
Aber noch einmal: Wenn Sie gerade ein 3.000-seitiges Dokument mit dem aktuellen „Gesundheitsgesetzbuch“ gefunden haben, müssen Sie immer noch über 3.000 Seiten durchsuchen. An dieser Stelle kommt die Filterung der Ergebnisse durch Metadaten und OCR-Konvertierung (Optical Character Recognition) ins Spiel. Auf diese Weise können Sie Ihre Datenbank aufschlüsseln und eine ganz bestimmte Information sehr schnell finden.

Hohe Sicherheit durch Kanzleisoftware
Wir alle wissen, dass Sicherheit und Datenschutz in der Welt der Rechtspraxis kein Witz sind. Die absichtliche oder unabsichtliche Offenlegung privater Informationen Ihrer Mandanten bedeutet das Ende Ihrer Tätigkeit, ohne dass Sie Fragen stellen müssen. Ein unsicheres Dokumentensystem bringt Sie in eine Lage, in der Ihre Mandanten Ihnen nicht vertrauen können. Daher muss jedes vernünftige DMS über mehrere Sicherheitsstufen sowie über ein Backup zur Dokumentenreduzierung verfügen.
Darüber hinaus können Anwaltskanzleien mit einem fortschrittlichen digitalen Sicherheitssystem Audits effizienter durchführen. Alle Fragen, wie z. B. wer hat wann Änderungen an der Datei vorgenommen? Wer hat sie per E-Mail verschickt und an wen wurde sie weitergeleitet? Wenn Sie das wissen, können Sie die internen und externen Vorschriften einhalten.

Cloud-Technologie ermöglicht nahtlose Zusammenarbeit
Wenn Sie eine Anwaltskanzlei betreiben, stehen die Chancen gut, dass Ihre Mitarbeiter nicht ständig im Büro sein können und daher keinen Zugang zu Dokumenten haben. Und der Versand von Dateien per E-Mail ist eines der größten Sicherheitsrisiken, die Sie eingehen können. Ein Dokumentenverwaltungsprogramm bietet Ihnen Alternativen für eine sichere Kunden- und Mitarbeiterkommunikation.
DMS können so eingerichtet werden, dass eine Authentifizierung des Empfängers erforderlich ist, um ein Dokument abrufen zu können. Mit einer cloudbasierten Portallösung können Sie Dokumente schnell, kostengünstig, einfach und sicher austauschen und gemeinsam bearbeiten.

Automatisierte Zeiterfassung und Abrechnung mit Fallverwaltungssoftware
Eines der Probleme, mit denen viele Anwaltskanzleien konfrontiert sind, ist die Abrechnung von Überstunden, da die Anwälte schlaflose Nächte damit verbringen, alle Fallinformationen durchzugehen und Strategien zu entwickeln. Im Durchschnitt verbringt jeder Anwalt in den USA über 8 Stunden pro Monat mit administrativen und nicht abrechenbaren Aufgaben. Eine Case-Management-Lösung, die mit einem DMS in einer einzigen IT-Infrastruktur integriert ist, kann den Verlust an wertvoller Zeit erheblich reduzieren und sie in abrechenbare Stunden umwandeln.

Warum eine maßgeschneiderte Lösung?
Es gibt viele fertige Lösungen auf dem Markt, die Anwaltskanzleien dabei helfen sollen, ihre Dokumentenbestände besser zu verwalten und den gesamten Verwaltungsprozess zu verbessern. Solche Software erweist sich jedoch aus mehreren Gründen häufig als ineffizient.

Erstens sind kleine und mittelgroße Anwaltskanzleien in der Regel sehr branchenorientiert. Das heißt, sie konzentrieren sich auf ein bestimmtes Rechtsgebiet wie Strafjustiz, Versicherungen, Steuern und so weiter. Da das Rechtssystem so umfangreich ist, müssen sich die Kanzleien auf einen ganz bestimmten Teil davon konzentrieren. Und diese verschiedenen Bereiche haben ihre eigenen Vorschriften und spezifischen Anforderungen. Sie müssten also entweder nach einer Software suchen, die für Ihre Praxis entwickelt wurde, oder eine suboptimale Technologie verwenden.
Der zweite Grund. Je nach Land, in dem Sie tätig sind, sind die Gesetze, die Sie anwenden, sehr unterschiedlich, was wiederum dazu führt, dass Sie entweder endlos nach einer sehr spezifischen Lösung suchen oder etwas verwenden müssen, das möglicherweise nicht mit den Gesetzen Ihres Landes übereinstimmt.
Aus diesem Grund haben wir uns bei Intechcore auf die Entwicklung von DMS- und Case-Management-Systemen für Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen von Unternehmen spezialisiert. Unsere Softwarelösungen werden speziell entwickelt, um die geforderten spezifischen Vorschriften zu erfüllen und Ihre bestehenden Anlagen zu erleichtern, die Gesamtproduktivität zu verbessern und eine kosteneffiziente IT-Infrastruktur zu schaffen.