В настоящее время достаточно трудно найти IT компанию, в которой не использовался бы тот или иной программный продукт, возможно и их комбинации для упраления IT-проектами. Попробуем понять, с какими сложностями можно столкнуться при освоении достаточно удобного и крайне эффективного при повседневном применении ПО.
Типичные ошибки планирования
Попробуем рассмотреть типичные ошибки, которые совершаются компаниями при эксплуатации программного обеспечения для управления проектами в IT-сфере. В этом помогут заметки Майка Ньюэлла, представляющего компанию PSM Consulting, и публикующего собственные комментарии в отношении пользователей специализированного ПО, которые сталкиваются с проблемами в понимании принципов работы программных комплексов. Первое, на что обращает внимание ведущий специалист в области менеджмента проектов, это ошибочное понимание задачи, выполняемой программой. Пытающиеся использовать ПО для управления проектами пользователи необдуманно проставляют даты начала и окончания работ в календарь, тогда как основной целью заложенных в программный комплекс алгоритмов является расчет оптимального количества часов для выполнения поставленной задачи.
Чтобы получить корректный результат, помогающий четко распределить обязанности сотрудников и уложиться в оптимальные сроки, необходимо следовать простой инструкции.
- дата окончания проекта рассчитывается программой после анализа имеющихся ресурсов;
- каждый ресурс (человек, сервер, компьютер и другое оборудование) должен быть описан в программе, включая его оценочную стоимость;
- должно быть указано суммарное количество рабочих часов, доступных для выполнения проекта в течение указанного промежутка времени;
- в календаре необходимо исключить выходные и праздничные дни, чтобы избежать смещения сроков реализации.
Исключением являются работы, имеющие зафиксированный в договоре “дедлайн” — дату сдачи выполненного проекта, установленную Заказчиком. Это приведет к необходимости вписать в программу для управления проектами крайний срок сдачи работы, то есть основной целью ПО станет оптимальное распределение задач между имеющимися ресурсами, чтобы обеспечить своевременное выполнение условий соглашения. Самым правильным же способом взаимодействия с программой становится анализ возможностей имеющегося “арсенала”, состоящего как из вычислительной техники и другого оборудования, так и из штата сотрудников организации, реализующего проект.
