После принятия окончательного решения, приобретать ли уже разработанную СЭУД или создавать собственную, перед руководством предприятия встает проблема подготовки существующей инфраструктуры к внедрению Системы электронного управления документами. Начать следует с выбора вычислительного и серверного оборудования, напрямую ответственного за скорость обработки информации и емкостные пределы для создания архивов.
Лучшими помощниками в этом станут непосредственно разработчики внедряемой системы управления документами, способные грамотно оценить потребности в вычислительных мощностях и нарисовать схему организации точек доступа к СЭУД с учетом количества, расположения и категорий сотрудников.
Информационная безопасность
На зависимости информационной безопасности от правильной организации доступа к данным стоит остановиться подробнее. Коммерческая информация, “блуждающая” внутри компании в форме документов, должна являться открытой только для тех работников организации, которые имеют к ним соответствующий доступ. То есть действующих сотрудников следует разделить на категории, для каждой из которых будут созданы индивидуальные параметры безопасности, отличающиеся глубиной доступа к электронной документации, содержащейся в СЭУД. Отметим, что системы электронного управления позволяют получать доступ к базе извне путем организации возможности работы с мобильных устройств. По этой причине забота о безопасности должна стать первостепенной для компании, ведь кроме непосредственных сотрудников, имеющих право доступа к коммерческой информации, получить секретные сведения смогут и злоумышленники, а также конкуренты, если подойти к этому вопросу посредственно.
Формируем инфраструктуру
При создании общей схемы предполагаемой к внедрению инфраструктуры системы электронного управления документами стоит исходить из основных принципов и целей программного комплекса — оптимизации производства и сокращения затрат. Последний пункт касается не уменьшения расходов на используемое техническое оснащение, а конечной цели мероприятия по внедрению СЭУД — достижения уменьшения затрачиваемых на ведение бумажной документации денежных средств. В первую очередь это касается колоссальной повторяемости, присущей бумажному документообороту — один документ может быть продублирован до нескольких десятков раз, что полностью исключается при использовании электронных средств ведения документального учета. Разработанная схема потока документом, мигрирующих внутри СЭУД, должна учитывать каждого работника, так или иначе причастного к конкретному типу документов, с учетом категории и свойственного ему уровня доступа.
Обучение персонала
После того, как программное обеспечение комплекса СЭУД будет установлено на оборудование предприятия, персонал компании потребуется обучить правильной и грамотной работе с системой управления документами. В этой ситуации наиболее оптимальным видится вариант использования уже созданных СЭУД, что дает возможность основываться на практике использования программы в течение некоторого времени. Как правило, кроме самого программного обеспечения, компании, занимающиеся разработкой СЭУД, предоставляют услуги по обучению сотрудников предприятия работе с программой, что гарантирует сокращение сроков внедрения системы. Не умеющий “обращаться” с новым средством учета документов работник сильно тормозит производственный процесс, а также способен совершить ошибки, которые приведут к неприятным последствиям.
Перевод старых документов в новую систему учета
Последним этапом внедрения системы электронного управления документооборотом является перевод старых документов в новую СЭУД. Этот процесс может занять продолжительное время, если объем бумаг, скопившихся на предприятии за длительный период деятельности, является очень большим. Чем раньше будет принято решение о переходе на электронный документооборот, тем быстрее организация сможет избавиться от множества бумажных копий важных документов, занимающих десятки, а то и сотни полок. Именно сокращение текущих затрат на содержание архивной документации в бумажном виде является существенным плюсом использования СЭУД. Также значительно снижаются затраты на расходные материалы и обслуживание оргтехники предприятия, экономия может доходить до существенных величин.
Напоследок отметим то, чего позволит добиться перевод документооборота в электронную форму:
- физическое освобождение места (количество шкафов и полок для папок с бумагами сокращается);
- уменьшение расходов на копирование;
- снижение затрат на доставку информации;
- уменьшение затрат на ресурсы (людей и оборудование);
- расходы на покупку бумаги значительно снижаются;
- продуктивность работы сотрудников резко повышается.
В конечном итоге предприятие, решившее использовать систему электронного управления документами, существенно повышает объемы производства, снижая при этом статью расходов на сопутствующие основной деятельности статьи. Тем самым изменяются требования к количеству работников и исключаются ситуации безвозвратной утери важных документов, что периодически случается при бумажном документообороте.
