Любая серьезная организация, имеющая штат сотрудников, производит тщательное ведение всей необходимой документации, начиная от внутренних приказов и заканчивая крупными контрактами с партнерами. Постепенное накопление отчетных документов приводит к усложнению поиска требующейся в данный момент информации, именно здесь на помощь организации приходит электронный документооборот. После внедрения Системы управления документами, она способна полностью автоматизировать процесс каталогизации, контроля и поиска требуемых бумаг. Ведение любой документации электронным способом позволяет существенно сократить временные издержки на рутинные операции, то есть повысить производительность труда сотрудников предприятия. Кроме главного плюса — скорости обработки, это позволит осуществлять полный контроль за всеми редакциями внутренних и внешних документов, вносимыми соответствующими специалистами, а также повысить гарантии сохранности и уровень обеспечения безопасности для всей корпоративной документации.
Чем раньше — тем лучше
Руководство организации должно самостоятельно принять решение о переходе к структурированной системе электронного управления документами (СЭУД), в первую очередь основываясь на объеме документооборота. Здесь поможет старинная пословица — чем раньше, тем лучше, ведь чем дальше будет откладываться решение о введении электронного документооборота, тем сложнее, дольше и дороже будет осуществляться процесс перехода. Имеющиеся в компании документы всех образцов потребуется ввести в электронную базу данных, параллельно производя первичную каталогизацию. Это отнимает много времени и сил работников, переводящих документы из бумажной в электронную форму. Высокая скорость пополнения существующего объема материалов, как правило, присущая крупным компаниям, потребует более тщательной проработки технической стороны реализации электронного документооборота.
Подготовка к внедрению системы управления документами
Подготовительный процесс, следующий после принятия окончательного и разумного решения внедрить на предприятии электронный документооборот, можно разделить на несколько этапов. Первым делом предстоит собрать всю имеющуюся статистическую информацию о документах, которые разделяются на ряд категорий — внутренние, внешние, входящие и исходящие, а также отличающиеся по типам — счета, отчеты и так далее. Вторым шагом станет оценка потокового объема внутри каждой категории, что позволит более качественно подойти к организации структуры системы управления документами, когда речь пойдет о выборе наиболее подходящего варианта среди существующих предложений на рынке. Процесс формирования своего видения будущего механизма организации электронного учета документов следует производить после анализа технических возможностей существующих программных комплексов.
По своим особенностям системы электронного управления документооборотом подразделяются на несколько направлений:
- ориентированные на бизнес-процессы;
- корпоративные системы ЭУД;
- контент-менеджмент, то есть предназначенные для управления контентом;
- информационные порталы;
- системы управления образами;
- системы управления потоками работ.
Наиболее распространенным видом СЭУД, часто применяемым коммерческими организациями, являются корпоративные системы, предназначенные для создания, совместной работы и последующей публикации документов внутри компании. В отличие от систем электронного управления документами, ориентированных на бизнес-процессы, корпоративные СЭУД представляют собой расширенные по технической реализации программные комплексы, охватывающие широкий спектр видов деятельности. Для более детального рассмотрения ключевых особенностей каждой категории систем управления понадобится отдельный материал, здесь же мы постараемся опереться на типичные потребности предприятия, осуществляющего коммерческую деятельность и имеющего штат сотрудников. В этом случае самыми привлекательными с потребительской и технической точек зрения окажутся именно корпоративные СЭУД, а также системы управления потоками работ, позволяющие организовать контроль за реализацией крупных проектов, когда число непосредственных исполнителей составляет несколько человек.
Купить или создать
После оценки и анализа существующих предложений понадобится окончательно решить, приобретать ли уже разработанный программный комплекс, зарекомендовавший себя при работе в других организациях, с возможностью его доработки или изменения, либо создавать свой собственный, на 100% удовлетворяющий текущим потребностям. У каждого из этих вариантов существуют как плюсы, так и минусы, что предполагает тщательный предварительный анализ. Может оказаться, что первоначальное решение обойтись разработкой собственного продукта, помогающего упростить и ускорить ведение документации на предприятии, приведет к увеличенным финансовым затратам, “сжираемым” длительными периодами адаптации производственной базы и доработки реализуемых решений. Не стоит забывать и о процессе обучения сотрудников работе с новой электронной системой управления документами, который косвенно тормозит работу по главным направлениям деятельности компании.
В большинстве ситуаций самым верным выбором становится подбор варианта среди уже существующих решений, такой подход гарантирует хорошую отработанность программного комплекса управления документами и наличие постоянной технической поддержки со стороны компании-разработчика СЭУД. Зачастую существующие системы электронного управления документами, вне зависимости от типа, позволяют гибкую настройку основных параметров в рамках своего предназначения. На практике это приводит к сокращению времени, требующегося для доводки СЭУД под нужды конкретного предприятия, и простоте обучения работников компании взаимодействию с новой программой. Разработка собственного проекта системы управления документами напрямую зависит от возможностей компании-разработчика, которой будет отдан заказ на реализацию, в первую очередь по отношению к срокам создания. Подобные программные комплексы требуют тщательного подхода при проработке структуры, а также наличия грамотных специалистов, способных в кратчайшие сроки реализовать задачу под требования заказчика. На практике это приводит к ожиданию результата работ, то есть по факту внедрение системы электронного управления документами откладывается.
